Wichtige Aspekte des Krisenmanagements im Ausland

Krisen passieren. Nicht irgendwann. Sondern ziemlich sicher. Und im Ausland potenziert sich alles nochmal. Vorbereitung ist der Unterschied zwischen Profi und Panikmacher. Wer glaubt, ein Event in Mailand läuft wie in Mannheim, bekommt die Retourkutsche mit 220 Volt, und vermutlich fehlenden Adaptern. Dein Team muss wissen, was zu tun ist. Auch wenn der Caterer plötzlich Siesta macht oder das Equipment im Zoll hängen bleibt. Und vor allem: Kommunikation muss sitzen. Auf Englisch, aber auch im lokalen Slang. Sonst geht dir im Ernstfall das komplette Backup flöten, weil niemand weiß, dass der Notausgang nicht nutzbar ist. Oder es schlimmstenfalls gar keinen gibt.

Auch wichtig: Lokale Vorschriften. In vielen Ländern gibt es spezielle Anforderungen für Technik, Sicherheit oder Personal. Zum Beispiel gelten in Norwegen für Fahrzeuge strenge Vorschriften bezüglich mitzuführender Feuerlöscher. Und in Spanien sind bestimmte Funkfrequenzen genehmigungspflichtig. Bedeutet, wer sich nicht vorher schlau macht, hat vor Ort schnell ein Problem mehr.

Praxisbeispiele: Was international schieflief und wie’s gerettet wurde

• Fall 1: Kongress in Budapest. Location top, Technik auch. Bis das lokale Team das gesamte Setup spontan auf Ungarisch umstrukturiert. Kommunikation? Fehlanzeige. Die Lösung? Ein Dolmetscher aus der Crew spingt ein, übersetzt live, während parallel das Ablaufskript angepasst wird. Ergebnis: Veranstaltung gerettet, Kunde begeistert.
• Fall 2: Incentivereise nach Marrakesch. Das Abend-Event mitten in der Wüste. Plötzlich Sandsturm. Kein Strom. Kein Empfang. Aber: Powerbanks im Teamrucksack, Lichterketten mit Akkus, und ein Fahrer, der den Weg mit dem Jeep abfährt und die Leute einsammelt. Die Party lief. Nicht wie geplant, aber unvergesslich.
• Fall 3: Team-Offsite in Kanada. Technik aus Deutschland wird eingeflogen. Dumm nur: Andere Steckdosen. Keiner hat Adapter. Auch kein Baumarkt in der Nähe. Die Rettung? Ein Mitarbeiter vom Hotel leiht privat Equipment aus. Danach wandert „Adapter-Set für alle Kontinente“ auf jede Packliste.

Tipps für deine Umsetzung

Stressresistenz ist trainierbar. Kein Witz. Aber sie hängt auch von deinem Mindset ab. Wer denkt „Wird schon gutgehen“, wird irgendwann eines Besseren belehrt. Sinnvoller: „Was ist das Worst-Case-Szenario in diesem Land?“ und dann konkret handeln. Mach eine Liste. Nicht auf Papier. Im Kopf, im Team, im Ablaufplan. Was kann schieflaufen? Strom, Sprache, Zoll, Wetter, Technik, Visa, Streiks, Tiere (ja, auch das). Und was dann? Und teste deine Abläufe. Was passiert, wenn der Moderator im Ausland festsitzt? Wenn das Catering falsch geliefert wird? Wenn das Check-in-System auf kyrillisch umschaltet. Das klingt nach Panik? Ist aber Professionalität.

Was du konkret brauchst:

• Ein mehrsprachiges Team oder klare Ansprechpersonen vor Ort
• Notfall-Checkliste mit lokalen Besonderheiten

Also: Pack deine Adapter, lern drei Floskeln in der Landessprache, hab einen Plan. Und noch einen. Und am besten noch jemanden zum sparren mit gesundem Menschenverstand.

Mehr Know-how?

Dann lies diesen Beitrag über Flexibilität bei der Eventplanung. Denn Flexibilität ist die Schwester von Stressresistenz. Und beide gehören mit auf die Reise.

Und falls dein Briefing so klar ist wie ein Deutsche Bahn Fahrplan bei Glatteis (naja, der Unterschied zur Fahrplaneinhaltung bei gutem Wetter ist marginal), dann lies hier etwas zu Briefings, die wirken.  Ohne klare Worte wird’s im Ausland nämlich schnell stumm.

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Bis dahin: Keep calm and bring Kabelbinder.