Briefings, die knallen: So klappt Kommunikation in der MICE-Eventplanung wirklich

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„Das hab ich doch ganz anders gemeint!“ Kommt dir dieser Gedanke bekannt vor?

Drei Personen besprechen ein komplexes Diagramm auf einem digitalen Whiteboard im Büro — Teamwork und klare Kommunikation in der professionellen Eventplanung

In der Eventplanung sind Kommunikationsfehler leider absolute Klassiker. Vom falschen Buffet über ein verloren gegangenes Namensschild bis zur Bühne, die niemand bestellt hat – all das passiert öfter, als uns lieb ist.

Die gute Nachricht: Mit besseren Briefings lassen sich diese Stolpersteine vermeiden. Und das sorgt nicht nur für entspanntere Eventtage, sondern auch für zufriedenere Kunden, Speaker und Gäste.

Warum gute Briefings der Gamechanger sind

In der MICE-Eventplanung hängt viel von klarer Kommunikation ab. Was du sagst – und auch leider, was du nicht sagst – kann über Erfolg oder Chaos entscheiden. Dabei geht’s nicht nur darum, möglichst viel zu sagen, sondern das Richtige auf die richtige Art.

5 Tipps für klare Briefings ohne Drama

Kreativer Arbeitsplatz mit Moodboard, Pflanzen und einer Person, die auf einen Monitor schaut — Visuelle Ideenfindung in der MICE-Planung mit Moodboard und kreativer Umgebung

🧠 Visualisiere deine Ideen

Ein „cooles Buffet“ klingt gut, bedeutet aber für jeden etwas anderes. Zeig mit Beispielbildern, was du meinst. Quasi ein Visionboard fürs Event. Das spart Diskussionen und Überraschungen.

✂️ Fass dich kurz
Lange PDFs liest keiner gern. Setz auf kurze, knackige Briefings mit klarer Struktur und Bulletpoints. Wichtiges gehört an den Anfang.

📢 Formuliere klar statt höflich-verwaschen
„Wäre schön, wenn…“ ist nett, aber nicht hilfreich. Klare Aufgaben, klare Deadlines. That’s it.

✅ Lass dir Wichtiges bestätigen

Vertraue nicht darauf, dass alle alles richtig verstanden haben. Eine kurze Rückbestätigung kann dir den Tag retten. Gerade, wenn wir in der interkulturellen Kommunikation unterwegs sind und Brücken zwischen Menschen zu bauen unweigerlich zu deiner Aufgabe gehört, damit alles klappt.

Schreibtisch mit Laptop, Kaffeetasse, Pflanzen und einem ausgedruckten Balkendiagramm zur Eventplanung — Strukturierter Arbeitsplatz mit Analyse-Dokument für ein Event-Briefing

🎭 Lerne aus echten Fails

Bei einem Branchenevent bestellte eine Eventmanagerin „ein Podium“ – bekommen hat sie eine komplette Bühne inklusive Lichtanlage. Was sie wollte? Einen erhöhten Tisch für eine Diskussionsrunde. Ein kleines Scribble hätte das Chaos verhindert (womit wir wieder beim Visionboard von weiter oben wären).

Fazit: Briefings = dein Lifehack für stressfreie Events

Ob MICE-Kongress oder internes Get-together: Mit präzisen Briefings bleibt der Fokus auf dem Erlebnis – nicht auf dem Troubleshooting.

Klare Kommunikation = weniger Drama + mehr Wirkung.
Oder anders gesagt: Wer gut brieft, trinkt am Eventtag vielleicht ja doch mal entspannt ’nen Kaffee statt sich durchs Chaos zu kämpfen.

Bonus: Mehr Tipps für smarte Eventplanung?

Dann bleib dran. Hier auf dem MICEboard findest du regelmäßig neue Praxistipps für Eventprofis, echte Learnings und kreative Impulse für deine MICE-Strategie.